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她做了11年前臺,創業推出無人前臺APP

2018/01/04

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創業與創新

  日本新創企業Delighted研發了一套不使用內線電話也不經由人工轉達的接待系統。該公司首席執行官(CEO)橋本真里子(36歲)在2016年從一名派遣員工變成了創業者。橋本從事前臺接待工作11年,經驗豐富,但對編程和公司經營卻是門外漢。她通過在前臺接待工作中所積累的人脈,找到了工程師等專業人才與其並肩作戰。

 

  用iPad通知客戶到訪

  

  「有前臺接待小姐的企業實在是太奢侈了!」,橋本説聘用1名前臺接待員,1年的費用就高達數百萬日元。該公司的接待服務系統「RECEPTIONIST」每月只收費5000日元。登錄員工人數在10人以下的話則可以免費使用。

 

Delighted公司的CEO橋本真里子

 

  訪客到公司後,通過iPad進入RECEPTIONIST的應用軟體,搜索並點擊約定碰面的員工姓名,然後系統會通過「Slack」等聊天工具通知員工。通常情況下,公司會設置前臺,接待員不在的情況下則可以撥打內線電話。但是通過電話叫人,必須有人中斷工作來接電話。

 

  RECEPTIONIST的引進和使用成本低廉,還可以在系統上對訪客進行管理。以IT相關企業為中心,越來越多的企業引入了該系統。橋本在大企業擔任前臺接待的工作經驗成為該服務的起點。

 

  「希望使企業最前線的接待工作變得更有價值」,橋本當前擁有很明確的目標,但20多歲的時候其實非常迷茫。考上大學後,橋本從老家三重縣鈴鹿市來到東京。直到快畢業的時候也不知道自己想做什麼,畢業後當了一年的自由職業者。之後作為派遣員工在大宇宙集團(Transcosmos)、有線放送USEN、社交網站Mixi和互聯網企業GMO Internet從事接待工作。

 

  在客人和公司員工之間傳達信息、帶領客人進入會議室、為客人端茶倒水。橋本一開始只是機械地重覆這些工作,但漸漸地發現了接待工作的深奧之處。

 

  「這名員工出來迎接訪客要花一些時間,應儘早通知他」、「這家公司總是過來很多人,應準備大一點的會議室」、「這位董事喜歡喝日本茶、不喜歡喝咖啡」。橋本默默地工作,努力做到客人滿意,同時也不耽誤公司員工的工作。

 

  不過「前臺的工作是青春飯,不能做一輩子」。從雜誌上的招聘廣告來看,接待員的年齡要求為20歲到30多歲。同事大部分都是25歲左右。職場的前輩們年紀大了之後要麼離職,要麼調到總務等部門。

 

  利用IT人脈開發APP

 

  所以橋本決定30歲在GMO是自己「最後一次從事接待工作」。在摸索今後出路的過程中,橋本意識到接待的工作在11年裏一直沒有變化。隨著IT化的推進,企業的業務效率不斷提高,而接待工作卻沒有乘上IT化的大潮。始終是讓訪客填寫來訪登記表,然後打電話通知公司相關人員。

 

使用「RECEPTIONIST」登記後,將通過聊天工具通知相關工作人員

 

  手寫的來訪登記表需要保存一段時間,據説有的公司的登記表堆積如山。使用RECEPTIONIST,什麼時間與誰會面、訪客都有誰均一目了然。接待員大多來自派遣公司等外部公司,由於不會長期在一家公司工作,所以難以發現課題。

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